Design Authority: spelverdeler of scheidsrechter

Wanneer mensen “governance” horen, denken ze vaak aan zware commissies en strikte reglementen. De Design Authority wordt soms in datzelfde hokje geplaatst: gezien als een scheidsrechter wiens enige rol is om op het fluitje te blazen wanneer iemand de regels overtreedt.

Maar dat doet de rol tekort. Een goede Design Authority is veel meer dan een scheidsrechter. Het is ook de spelverdeler: degene die de spelregels bepaalt, de bal rond laat gaan en ervoor zorgt dat het spel soepel verloopt.

“Een Operating Model is zo sterk als de manier waarop het wordt bewaakt en ontwikkeld.”

De spelverdeler

Als spelverdeler zorgt de Design Authority voor:

• Overzicht over het volledige Operating Model.

• Het faciliteren van samenwerking tussen functies en bouwblokken.

• Het uitleggen van de Guiding Principles die samenhang waarborgen.

• Het ondersteunen van leiders en teams bij het maken van consistente keuzes.

Praktische voorbeelden van de spelverdeler-rol

• Het coördineren van veranderingen tussen business en IT zodat nieuwe systemen en processen elkaar versterken in plaats van uit elkaar te groeien.

• Het organiseren van design workshops waarin HR, IT en business leiders samen besluiten hoe AI ingebed moet worden in processen en rollen.

• Laten zien hoe een lokale optimalisatie de totale flow kan ondermijnen en sturen naar een alternatief dat voor iedereen werkt.

Uit mijn eigen ervaring speelde de Design Authority een cruciale rol als spelverdeler tijdens een grote transitie. De organisatie had tot dan toe nooit expliciet belang gehecht aan het Operating Model. Maar deze verandering bracht een nieuwe manier van werken, aanpassingen in de organisatiestructuur en de introductie van nieuwe rollen met zich mee. De Design Authority zorgde ervoor dat al deze veranderingen consistent werden vastgelegd en dat belangrijke besluiten aan het managementteam werden voorgelegd voor bewustwording en goedkeuring.

De scheidsrechter

Toch zijn er momenten waarop de Design Authority in de rol van scheidsrechter moet stappen. Wanneer veranderingen te ver afwijken van de Guiding Principles of wanneer lokale optimalisaties de samenhang bedreigen, moet iemand zeggen: “Dit past niet, we moeten bijsturen.”

Praktische voorbeelden van de scheidsrechter-rol

• Het afwijzen van een voorstel om nóg een projectmanagementtool in te voeren die functionaliteit dupliceert en samenwerking fragmenteert.

• Het stoppen van een procesontwerp dat één afdeling zou optimaliseren, maar bottlenecks zou creëren elders in de waardeketen.

• Het afdwingen van naleving van verplichte, generieke policies (bijv. gegevensbescherming, financiële controles), zelfs wanneer teams om snelle oplossingen vragen.

Er is een dunne lijn tussen teams autonomie geven en de overkoepelende belangen bewaken. In het Operating Model dat wij ontwierpen, hadden portfolio’s een belangrijke rol in het vertalen van strategie naar werk. Hoewel ik volledig steun dat zulke concepten niet om tooling draaien, wordt de implementatie wél veel eenvoudiger wanneer alle teams binnen een portfolio dezelfde backlogmanagementtool gebruiken. Zo ontstaat er een duidelijke, traceerbare koppeling tussen de besluiten van het portfolio en het werk dat door de teams wordt uitgevoerd. Om dit algemene belang te beschermen moest de Design Authority in dit geval zijn scheidsrechter-rol gebruiken om het gebruik van een afwijkend tool te blokkeren die het portfoliomanagement juist ingewikkelder zou maken.

Deze interventies gaan niet om controle om de controle. Ze gaan om het beschermen van de integriteit van het Operating Model, zodat het een levend systeem blijft in plaats van een lappendeken van inconsistente onderdelen.

De balans vinden

De echte kracht van een Design Authority ligt in het vermogen om beide rollen in balans te houden.

• Meestal spelverdeler, faciliteren, verbinden, richting geven.

• Soms scheidsrechter, grenzen bewaken wanneer het model in gevaar komt.

Voor leiders betekent dit accepteren dat governance geen bureaucratie is. Goed uitgevoerd is het zowel een waarborg als een versneller.

Tot slot

Een Design Authority is niet de politie van je Operating Model. Het is de bewaker die het model coherent, ethisch en levend houdt. Soms betekent dat scheidsrechter spelen. Maar meestal is het de spelverdeler die de organisatie helpt samen te spelen en samen te winnen.

“Goede governance vertraagt je niet, het helpt je het spel beter te spelen.”

We horen graag jouw ervaringen en feedback.